Att få med dig medarbetarna på distans i dina beslut
Hut gör du för att ta beslut på distans? När beslut är fattade behöver du ju tillsammans med ditt team implementera dem. Hur ska det göras när alla sitter på distans? Gå gärna en ledarskapsutbildning för att få lite hjälp kring hur du kan göra. Du kan säkert själv känna igen dig i känslan av att utföra något som någon bestämt över ditt huvud. Den känslan kan förstärkas när men inte kan förmedla beslut öga mot öga. Det kan vara svårt att skapa stark motivation och förståelse för varför det är viktigt att en uppgift utförs.
Gå även utbildning på distans
Som chef är det klokt att så långt det är möjligt involvera dina medarbetare i beslutsfattandet. Det gäller speciellt om de arbetar hemifrån. Utöver att man som medarbetare ofta vill vara med i processen innan ett beslut, finns naturligtvis andra fördelar. Dina medarbetare är de som har allra mest kunskap om verksamheten på sin nivå. Att som chef tillgodogöra sig denna kunskap är såklart mycket värdefullt i beslutsfattandet. Gå gärna en ledarskapsutbildning på distans för att lära dig mer om beslutsfattande. Det ger dessutom praktisk träning i att använda distanstekniken.
En utbildning i ledarskap undviker förvirring
Om du har tid och möjlighet att lyssna av dina medarbetares tankar kring beslutet är det ofta en bra investering. Involvera gärna dina medarbetare innan beslutsfattandet. Det är dock bra att du är tydlig med att deras röst är viktig men att du har det slutgiltiga ordet. Detta för att undvika förvirring och besvikelse, om man som medarbetare upplever att beslutet inte är i linje med ens önskemål. Detta och mycket mer tar vi upp under en utbildning i ledarskap och du får även tillfälle att höra på övriga utbildningsdeltagares berättelser om sitt beslutsfattande..
Lär dig om effektiva möten
Som chef deltar man i och leder ofta möten där man ska ta beslut på distans. Det är inte ovanligt att höra chefer som beklagar sig över frekvensen och längden på möten. Att gå en utbildning där effektiv möteshantering är med på agendan är därför väl investerad tid. Det verkar vara vanligt att man som chef önskar att man hade färre möten att gå på. Istället önskar man sig mer tid till att ”arbeta”. Men då man som chef ofta använder möten för en stor del av sin kommunikation är dessa ofta en viktig del av arbetet. I mötena sker viktiga processer. I bästa fall skapar de en plattform som ger näring åt det man ska göra. Under möten har man chans att ge och få information. Här kan man också diskutera nya lösningar på problem.
En utbildning lär dig om möten
Möten är alltså inte alltid av ondo. Men något som kan vara frustrerande är möten som sker i onödan, möten utan tydligt syfte och utan tydlig agenda. En utbildning i möteshantering ger dig många värdefulla tips som kommer att göra dina möten bättre. Du som chef kan med enkla grepp se till att just dina möten blir värdeskapande. Du kan använda denna tid på ett sätt som ger medarbetarna energi och som driver deras arbete i rätt riktning. Nedan följer några frågor att fundera över för att skapa goda möten.
Övningsuppgift: att fundera på inför mötet
- Vilket är syftet med mötet? Vad är det du vill uppnå med det? Vad vill du ska ha hänt när mötet är över? Var gärna tydlig med detta redan vid inbjudan så att deltagarna har samma bild som du av vad du förväntar dig av dem och av mötet.
- Är möte det bästa sättet att lösa detta? Finns det andra sätt att lösa uppgiften? Har ni all kunskap som ni behöver för att mötet ska bli så bra som möjligt? Behöver ni mer tid och informationsinsamling innan mötet kan ha bäst effekt?
- Vilka behöver vara med på mötet? Behöver alla vara med hela tiden? Fundera över vilka professioner och personer som måste vara med på mötet. Beroende på mötets agenda kanske en del kan komma in en stund, men behöver inte vara med på hela mötet. Var i så fall tydlig med vilken tid de är välkomna och vad du förväntar dig av dem under den tiden. Måste alla vara involverade i allt, eller kan man bryta ut arbetsgrupper från mötet som löser en del av uppgiften och senare återkommer till resten av gruppen?
En utbildning hjälper dig sätta agendan
- Har jag en tydlig och tidsatt agenda? Var noga med att förmedla agendan i god tid innan mötet. Om mötet innehåller flera punkter, var tydlig redan i inbjudan om punkten är för deltagarnas information, om det är en diskussionspunkt eller om syftet är att fatta beslut om punkten på mötet.
- Har alla deltagare tillräckligt med information? Är de ordentligt förberedda? Det är din uppgift som möteskoordinator att se till att tillräckligt med information finns för att mötets deltagare ska kunna vara aktiva på mötet, delta i diskussioner och fatta beslut. Det är dock deltagarnas uppgift att ta till sig den information som du tillhandahållit inför mötet, och att be om mer information om nödvändigt.
Lär dig rätt pedagogik som ledare för mötet
- Måste du vara den som leder mötet? Som chef är det naturligt att du håller i en hel del möten. Men det kan också öka engagemanget hos medarbetarna om ordförandeskapet växlar. Prova att alternera ordförandeskapet i gruppen och se vad som händer med dynamiken i mötet.
- Vem ska sammanfatta det som sagts? Om det som sagts på mötena glöms bort, kan det vara en idé att be dina medarbetare att sammanfatta vad som sagts. Ett sätt kan vara att den som fört protokoll upprepar det som han eller hon har uppfattat och skrivit innan mötet avslutas. I och med detta repeteras eventuella beslut som fattats, vilket ökar tydligheten och möjligheten för gruppen att lämna mötet med en gemensam bild av mötets utfall.
Sammanfattning
- Hur kommunicerar jag i mitt dagliga arbete? Vilka kanaler använder jag? Hur uttrycker jag mig?
- Fungerar motivationen när jag ska ta beslut på distans?
- Hur försäkrar jag mig om att mina medarbetare uppfattat mina budskap rätt?